Świadectwo pracy – definicja
Świadectwo pracy jest dokumentem, który każdorazowo musi wystawiać pracodawca po zakończeniu stosunku pracy z każdym pracownikiem. Dokument ten zawiera szereg istotnych informacji, takich jak:
-ilość wykorzystanego urlopu,
-czas zatrudnienia w danym zakładzie pracy,
-okresy choroby pracownika
Każde świadectwo pracy stanowi podstawę w procesie ustalania prawa do uzyskania świadczenia emerytalnego. Czasami zdarza się jednak, że wskutek zdarzeń losowych może dojść do sytuacji, w której pracownik może stracić posiadany przez siebie oryginał świadectwa pracy. Czy w tego rodzaju sytuacji pracodawca zobowiązany jest do wystawienia pracownikowi duplikatu tego dokumentu?
W sytuacji, gdy tak, ile mu na to przysługuje czasu? Jak sporządzić duplikat świadectwa pracy? Odpowiedzi na wszystkie powyższe oraz inne pytania dotyczące zagadnień związanych ze świadectwami pracy znajdują się w poniższym artykule. Zapraszamy Państwa do uważnej lektury.
Duplikat świadectwa pracy wyłącznie na podstawie wniosku pracownika
Wszyscy pracodawcy zobowiązani są do wystawiania duplikatów świadectwa pracy wyłącznie w momencie, gdy pracownicy dostarczą stosowny wniosek. Do dostarczenia wniosku można również upoważnić inną osobę. Wówczas musi ona posiadać stosowne upoważnienie. Po śmierci danego pracownika do odbioru świadectwa pracy może być oddelegowany członek jego rodziny.
Składany wniosek powinno się uzasadniać. Wniosek o wydanie duplikatu świadectwa pracy można składać zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Forma elektroniczna polega na wysłaniu wiadomości e-mailowej.
Jak sporządzić duplikat świadectwa pracy – instrukcja
Bardzo ważną kwestią jest to, aby duplikat świadectwa pracy został wykonany w sposób odpowiedni. Działanie polegające na wykonaniu kserokopii nie jest wskazane.
Duplikat, który fachowo nazywa się odpisem świadectwa, winno się przygotowywać mając na uwadze wszystkie następujące kwestie:
-duplikat musi zawierać te same dane, które zawarte są w dokumencie pierwotnym. Dodatkowo uwzględniać powinien dane pierwotne oraz daty wystawienia pierwotnego świadectwa pracy,
-dokument powinien również być wyposażony w informację odnośnie tego, że mamy do czynienia z odpisem świadectwa pracy. Powinna znajdować się data sporządzenia konkretnego odpisu,
-duplikat powinien być podpisany przez osobę, która podpisywała pierwotną jego wersję. W sytuacji, gdy czynność ta jest awykonalna, dokument musi podpisać osoba, która obecnie jest do tego uprawniona. W takiej sytuacji ważne jest, aby wpisała nazwę piastowanego przez siebie stanowiska, np. Kierownik działu księgowości Jan Nowak
Żaden pracodawca nie jest objęty obowiązkiem przechowywania wystawionych duplikatów świadectwa pracy w prawniczych dokumentach. Jak jednak wskazuje praktyczny punkt widzenia, warto jest przygotowywać w dwóch egzemplarzach. Jeden powinien powędrować do pracownika , który się o niego ubiega, a drugi razem z wnioskiem powinien być przechowywany w jego aktach w części C.
Wystawianie duplikatu świadectwa pracy – obowiązek pracodawcy?
Żaden dokument – ani kodeks pracy, ani inne rozporządzenia nie mówią w jasny sposób na temat kwestii wydawania duplikatów świadectwa pracy. W prawie nie zostały również określone żadne sankcje, które grozić mogą za niedopełnienie obowiązków czy terminów, w trakcie których należy przekazać pracownikowi duplikat świadectwa pracy.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 31 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy, w razie uzasadnionych przypadków pracodawca wydaje duplikaty świadectwa pracy. Powyżej przytoczony zapis w sposób jasny wskazuje, że do obowiązków pracodawcy należy wydawanie duplikatów świadectwa pracy.
W sytuacji gdy pracodawca w żaden sposób nie odniesie się do przekazanego mu przez pracownika wniosku oraz nie wyda mu potrzebnego duplikatu świadectwa pracy bądź uczyni to z opóźnieniem, mogą go za to czekać następujące konsekwencje: pociągnięty zostanie do odpowiedzialności za straty, które poniesie pracownik.
Straty te powstaną z jego zaniedbania. Wskazywać na to będzie Kodeks Cywilny, a dokładniej zawarte w nim zasady ogólne.
Podsumowanie
Jak widać, aby otrzymać duplikat świadectwa pracy, potrzebne jest spełnienie szeregu warunków. Z pewnością jednak po zastosowaniu wszelkich opisanych wyżej wytycznych nie będziemy mieli problemu z otrzymaniem oczekiwanego przez nas duplikatu świadectwa pracy. Sytuacje, w których pracodawca uchyla się od ich wystawienia, zdarzają się rzadko.
