Firmy i organizacje wykonują na co dzień wiele powtarzalnych, prostych, a przez to monotonnych i podatnych na tzw. błędy ludzkie czynności. Możliwość ich automatyzowania przynosi wymierne korzyści w postaci oszczędności czasu, pieniędzy oraz energii, które to zasoby mogą zostać skierowane ku czynnościom bardziej istotnym z punktu widzenia rozwoju przedsiębiorstwa i bezpośrednio generującym wartość dodaną. W efekcie, automatyzacja procesów biznesowych daje szansę na dynamiczny oraz zgodny z założoną z góry strategią rozwój oraz budowanie i utrzymywanie przewagi konkurencyjnej w dobie wszechobecnej cyfryzacji i niespotykanego do tej pory tempa zmian.
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych i jaką pełni ona rolę w organizacjach
Kluczowym pojęciem z zakresu BPA jest oczywiście proces. Jest on rozumiany jako szereg działań o mierzalnym charakterze oraz określonej chronologii realizacji, którego głównym celem jest osiągnięcie konkretnego, z góry ustalonego efektu końcowego. Procesy realizowane przez współczesne przedsiębiorstwa możemy skategoryzować w dwóch grupach, dzieląc je na procesy kluczowe (z ang. core’owe) oraz procesy wspierające (z ang. back-office). Automatyzacja procesów biznesowych może być zastosowana w przypadku praktycznie dowolnego procesu, a umiejętne wykorzystanie jej potencjału i możliwości pozwala nie tylko sprawnie i efektywnie automatyzować poszczególne czynności, ale także całe przepływy zadań, dokumentów i informacji.
Pod pojęciem automatyzacji procesów biznesowych (z ang. Business Process Automation, w skrócie BPA) kryją się różnego rodzaju działania, których głównym celem jest ulepszenie, przyspieszenie oraz zastąpienie pracy realizowanej dotychczas przez człowieka. W tym celu wykorzystywane są nowoczesne narzędzia informatyczne działające w oparciu o najnowsze technologie i innowacyjne rozwiązania, czyli systemy klasy BPA. W coraz większym stopniu pozwalają one na szybkie i łatwe automatyzowanie składających się na proces czynności, które nie wymagają kreatywności oraz umiejętności samodzielnego myślenia. Dotyczy to zarówno wykonywania pojedynczych zadań, jak i ich przepływu pomiędzy zaangażowanymi w proces osobami i mechanizmami, wraz z istotnymi informacjami, danymi, dokumentami czy innymi plikami. Pozwala to zaoszczędzić wymierną ilość czasu, który można dzięki temu poświęcić na realizację zadań, które mają istotne znaczenie z punktu widzenia rozwoju przedsiębiorstwa, a wymagają zaangażowania tzw. pierwiastka ludzkiego, czyli kreatywności, krytycznego myślenia, pogłębionej analizy i interpretacji, zastosowania doświadczenia czy eksperckiej wiedzy z danej dziedziny.
Jakie korzyści zapewnia automatyzacja procesów biznesowych?
Automatyzacja procesów biznesowych znajduje zastosowanie w każdej niemal branży, a korzyści płynące z jej wdrożenia odczują zarówno duże, globalne firmy i korporacje, jak i niewielkie przedsiębiorstwa działające na skalę lokalną. Z wprowadzeniem do codziennej pracy firmy automatyzacji wiąże się szereg istotnych zalet, które warto lepiej poznać i ocenić ich pełny potencjał. Korzyści płynące z automatyzowania codziennie realizowanych zadań doceni zarówno sama firma, jak i jej pracownicy oraz kontrahenci. Dzięki automatyzacji możliwe jest bowiem skuteczne wyeliminowanie tzw. błędów ludzkich, co pozytywnie wpłynie na jakość pracy i realizacji zadań w organizacji, podnosząc przy tym morale, pewność siebie i poziom zaangażowania pracowników.
Prawidłowo wdrożona i realizowana automatyzacja procesów biznesowych jest skutecznym narzędziem, które przynosi współczesnym firmom korzyści na wielu polach. Dzięki niej możliwe jest oszczędzenie cennego czasu, pieniędzy oraz systematyczne podnoszenie efektywności i skuteczności pracy zespołów. Z kolei w sytuacjach kryzysowych, które często wiążą się z koniecznością redukcji zatrudnienia, automatyzacja stoi na straży tego, aby firma mogła dalej funkcjonować, dostarczając klientom wysokiej jakości usług i produktów mimo znacznie ograniczonych zasobów kadrowych. Nieocenioną zaletą takiego systemu „w sytuacji próby” jest też fakt, że kluczowa wiedza i know-how w zakresie realizacji procesów jest w nim właśnie zapisana, przechowywana i na co dzień stosowana w praktyce za pośrednictwem funkcjonujących automatyzacji. Dzięki automatyzacji możliwe jest także zoptymalizowanie przepływu pracy w całej organizacji, co skutkuje zmniejszeniem ilości czasu niezbędnego do realizowania poszczególnych czynności i przybliża firmę do osiągnięcia tzw. proces excellence.
Nowoczesne, zaawansowane technologicznie systemy klasy BPA i ich możliwości
Wśród najbardziej zaawansowanych technologicznie i przyszłościowych rozwiązań IT dla biznesu, za pomocą których można w prosty i intuicyjny sposób automatyzować nawet najbardziej złożone procesy biznesowe, największą i dynamicznie rosnącą popularnością cieszą się aktualnie innowacyjne platformy low-code. Pod pojęciem tym kryje się specjalistyczne oprogramowanie do digitalizacji, automatyzacji i zarządzania procesami w organizacjach, które pozwala na budowanie szytych na miarę a przy tym wysoko ustandaryzowanych tzw. aplikacji biznesowych i tym samym automatyzowanie procesów bez kodowania – w sposób wizualny, metodą drag&drop, bez znajomości języków programowania oraz umiejętności kodowania. Niemniej jednak, w sytuacjach, w których jest to bardziej uzasadnione ekonomicznie lub technologicznie (np. przy bardziej skomplikowanych scenariuszach biznesowych lub zaawansowanych integracjach z innymi systemami), platformy low-code pozostawiają możliwość zastosowania elementów kodu, co w szczególności docenią duże firmy i korporacje.
Platformy niskokodowe są zdecydowanie lepszym wyborem dla większości współczesnych firm i organizacji niż gotowe tzw. rozwiązania pudełkowe lub systemy kodowane od zera, gdyż pozwalają uniezależnić się od usług konkretnych zespołów deweloperskich oraz w łatwy i intuicyjny tworzyć własne, spersonalizowane aplikacje biznesowe, idealnie skrojone na miarę potrzeb przedsiębiorstwa oraz w pełni zgodne z jego bieżącymi wymaganiami. Najlepsze z nich, dzięki zastosowanym autorskim technologiom, oferują ponadto skuteczne zarządzanie zmianą z natychmiastowym efektem, co pozwala dostosowywać zarówno dopiero tworzone, jak i już wdrożone i działające w środowisku produkcyjnym, aplikacje biznesowe do nowych praktyk, pomysłów i innych dynamicznie zmieniających się uwarunkowań i oczekiwań. Tak właśnie działa biznes w dobie cyfrowej transformacji i Czwartej Rewolucji Przemysłowej.
